Privacybeleid

Shapeform wordt geëxploiteerd door ZekerCRM, handelend onder de naam Shapeform (KvK 42148584), een eenmanszaak gevestigd in Nederland (“Shapeform”, “wij”, “ons”). Voor alles wat in deze privacyverklaring staat, kun je ons bereiken via support@shapeform.net.

In deze verklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, op welke rechtsgrond, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

We verwerken persoonsgegevens in twee verschillende rollen onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG, ook bekend als de GDPR):

• Als verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens over onze eigen gebruikers: mensen die een account aanmaken, formulieren bouwen, lid worden van een werkruimte of contact met ons opnemen. Wij bepalen waarom en hoe deze gegevens worden verwerkt.
• Als verwerker voor de antwoorden die mensen (“invullers”) geven in formulieren die met Shapeform zijn gemaakt. De persoon of organisatie die het formulier heeft gepubliceerd (de “formuliereigenaar”) bepaalt wat er wordt gevraagd en wat er met de antwoorden gebeurt, en is de verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwerken die antwoorden uitsluitend namens hen en volgens hun instructies, op basis van de verwerkersvoorwaarden in onze Algemene voorwaarden.

Heb je een formulier ingevuld en heb je een vraag over je antwoorden? Neem dan eerst contact op met de formuliereigenaar: die bepaalt wat ermee gebeurt. Lukt dat niet, mail ons dan en we helpen waar we kunnen.

Accountgegevens. Je naam, e-mailadres, wachtwoord (alleen opgeslagen als veilige hash), de werkruimtes die je bezit of waarvan je lid bent, je rol en de instellingen die je kiest. Als je inlogt met single sign-on, ontvangen we je naam en e-mailadres van de identiteitsprovider van je organisatie.

Content die je maakt. Formulieren, templates, thema's, logo's en ander materiaal dat je uploadt of schrijft, en instellingen zoals eigen domeinen, white-label-branding en verzendadressen.

Factuurgegevens. Je abonnement, factuurperiode, abonnementsstatus en de bijbehorende facturen. Kaartgegevens voer je rechtstreeks in bij onze betaalprovider Stripe; wij zien of bewaren nooit volledige kaartnummers. Voor zakelijke abonnementen kunnen we je bedrijfsnaam, factuuradres en btw-nummer of fiscaal nummer ontvangen.

Betalingen die je via formulieren ontvangt. Als je een Stripe-account koppelt om betalingen in formulieren te ontvangen, bewaren we de ID en de status van je gekoppelde account en een registratie van elke betaling (bedrag, valuta, status, het formulier waar de betaling bij hoort en het e-mailadres van de betaler als die dat heeft opgegeven).

Gekoppelde apps. Als je Google Sheets, Slack, Notion, Airtable, Discord of een andere dienst koppelt, bewaren we de toegangstokens of URL's die nodig zijn om je antwoorden daarheen te sturen, versleuteld, plus basisgegevens zoals de naam of het e-mailadres van het gekoppelde account.

Gebruiks- en technische gegevens. Wanneer je Shapeform gebruikt, verwerken we technische gegevens zoals IP-adres, browser- en apparaattype, opgevraagde pagina's en tijdstempels. Dit is nodig om de dienst veilig te laten werken (bijvoorbeeld voor rate limiting en het voorkomen van misbruik; IP-adressen die voor rate limiting worden gebruikt, slaan we alleen op als gezouten hash) en is zichtbaar in het auditlogboek van Team-, Agency- en Enterprise-accounts.

Formulierantwoorden (als verwerker). De antwoorden die invullers geven, bestanden die ze uploaden, verborgen velden die de formuliereigenaar aan de link heeft toegevoegd, en metadata zoals het tijdstip van verzenden, apparaattype, land (afgeleid van het IP-adres, dat we niet bij het antwoord opslaan), de pagina of app waar de bezoeker vandaan kwam en hoe ver diegene in het formulier is gekomen.

Communicatie. E-mails en berichten die je ons stuurt, en meldingen over formulieren of templates.

AI-functies. Als je de AI-formuliergenerator gebruikt, wordt de beschrijving die je typt naar een AI-model gestuurd om het formulier op te stellen. Zet geen persoonsgegevens in deze prompts.

• Het leveren van de dienst: je account aanmaken, je formulieren hosten, antwoorden verzamelen en tonen, meldingen versturen, koppelingen en betalingen uitvoeren. Rechtsgrond: uitvoering van onze overeenkomst met jou (art. 6 lid 1 sub b AVG).
• Facturatie en boekhouding: betaalde abonnementen in rekening brengen en een financiële administratie bijhouden. Rechtsgrond: de overeenkomst en onze wettelijke verplichtingen onder de Nederlandse belastingwetgeving (art. 6 lid 1 sub b en c).
• Beveiliging en het voorkomen van misbruik: rate limiting, bescherming tegen spam en bots, het opsporen van phishingformulieren, het afhandelen van meldingen van misbruik en het bijhouden van logs. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om Shapeform, onze gebruikers en invullers veilig te houden (art. 6 lid 1 sub f).
• Service-e-mails: berichten over je account, beveiliging en facturatie, en juridische kennisgevingen zoals wijzigingen in deze documenten. Rechtsgrond: de overeenkomst en gerechtvaardigd belang.
• Shapeform verbeteren: op geaggregeerd niveau begrijpen hoe functies worden gebruikt, bugs oplossen en nieuwe functies plannen. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang. We verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken formulierantwoorden niet om profielen op te bouwen of om AI-modellen te trainen.
• Rechtsvorderingen en naleving: reageren op rechtmatige verzoeken en onze rechten verdedigen. Rechtsgrond: wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang.

We werken met zorgvuldig geselecteerde dienstverleners (subverwerkers) die namens ons gegevens verwerken, onder contracten die deze gegevens beschermen:

• Vercel Inc.: hosting, contentlevering, bestandsopslag (Vercel Blob) en de AI Gateway die AI-verzoeken doorstuurt. Hosting en bestandsopslag bevinden zich in Dublin, Ierland.
• Turso (ChiselStrike Inc.): onze database, gehost in Ierland (AWS eu-west-1).
• Stripe: abonnementen, facturen en betalingen in formulieren. Wanneer je betalingen ontvangt, treedt Stripe daarnaast op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke onder haar eigen privacybeleid.
• Postmark (ActiveCampaign, LLC): het versturen van e-mails zoals meldingen, bevestigingen, uitnodigingen en wachtwoordresets.
• Anthropic, via de Vercel AI Gateway: AI-formuliergeneratie en geautomatiseerde controles van openbare templates en formulieren op misbruik.
• Cloudflare, Inc.: de optionele botcontrole (Turnstile) op formulieren waarvoor de formuliereigenaar die inschakelt.

Diensten die je zelf koppelt. Als je Google, Slack, Notion, Airtable, Discord, Zapier, Make of een webhook koppelt, sturen we je antwoorden op jouw instructie naar die dienst. Die aanbieder verwerkt de gegevens onder zijn eigen voorwaarden en privacybeleid.

Tracking ingesteld door formuliereigenaren. Formuliereigenaren met een betaald abonnement kunnen Google Analytics, Google Tag Manager of een Meta Pixel aan hun formulieren toevoegen. Die tools verzamelen dan gegevens over bezoekers van dat formulier voor de formuliereigenaar, die er verantwoordelijk voor is dat daarvoor een rechtsgrond bestaat en dat, waar nodig, toestemming wordt gevraagd.

Je werkruimte. Andere leden van een werkruimte waar je lid van bent, kunnen de formulieren en antwoorden van die werkruimte zien, en de eigenaar kan het auditlogboek zien van de acties die erin zijn uitgevoerd.

Wettelijke verplichtingen. We kunnen gegevens verstrekken als de wet, een rechterlijke uitspraak of een bevoegde autoriteit dat vereist, of om de rechten, eigendommen of veiligheid van onze gebruikers, invullers of het publiek te beschermen.

Overdracht van de onderneming. Als Shapeform wordt verkocht of fuseert, kunnen gegevens overgaan naar de nieuwe eigenaar, die aan deze privacyverklaring gebonden blijft totdat die met voorafgaande kennisgeving wordt gewijzigd.

We verkopen nooit persoonsgegevens.

We benaderen soms bedrijven die baat kunnen hebben bij Shapeform, per e-mail of via LinkedIn. Daarvoor verwerken we zakelijke contactgegevens (naam, zakelijk e-mailadres, bedrijf, functie, website, LinkedIn-profiel, land) die we hebben gevonden in openbare bronnen zoals bedrijfswebsites, LinkedIn en bedrijvengidsen, of die je zelf aan ons hebt gegeven.

Diensten die we hiervoor gebruiken: om een zakelijk e-mailadres te vinden of te bevestigen, kunnen we Prospeo en Hunter (databases met zakelijke contactgegevens) en ZeroBounce (adresverificatie, servers in de EU) gebruiken. Anthropic helpt ons, via de Vercel AI Gateway, e-mails op te stellen en antwoorden te sorteren; het ontvangt je zakelijke gegevens en de tekst van je antwoorden uitsluitend voor dat doel. E-mails worden verstuurd en ontvangen via de aanbieder van onze zakelijke mailbox. In de eerste e-mail die we sturen, vertellen we je waar we je gegevens vandaan hebben.

Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om Shapeform onder de aandacht van bedrijven te brengen (art. 6 lid 1 sub f AVG), binnen de grenzen van de e-privacyregels; voor consumenten, en waar de wet dat vereist, alleen met je toestemming. We houden bij waar elk contact vandaan komt.

Jouw keuze: elke e-mail bevat een afmeldlink, en antwoorden met “stop” werkt ook. Daarna nemen we nooit meer contact met je op: we zetten je adres op een lijst van adressen die we niet benaderen, die alleen voor dat doel wordt gebruikt. Je kunt ons op elk moment via support@shapeform.net vragen waar we je gegevens vandaan hebben, of ze te verwijderen. Na verwijdering bewaren we alleen een eenrichtingshash van je adres, zodat we het nog kunnen herkennen en je nooit meer benaderen.

Hoe lang: als je niet reageert, verwijderen we je gegevens binnen 12 maanden na ons laatste contact. Outreach-e-mails worden verstuurd vanaf een apart domein dat we hiervoor gebruiken (bijvoorbeeld getshapeform.net) en antwoorden worden door ons team afgehandeld.

De applicatie, database en bestandsopslag van Shapeform worden gehost in de Europese Unie (Ierland). Sommige van onze aanbieders zijn gevestigd in, of hebben medewerkers in, de Verenigde Staten of andere landen buiten de Europese Economische Ruimte, met name voor de bezorging van e-mail, betalingen en AI-functies. Wanneer gegevens de EER verlaten, baseren we ons op een adequaatheidsbesluit (zoals het EU-VS Data Privacy Framework voor gecertificeerde bedrijven) of op de modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) van de Europese Commissie, samen met aanvullende waarborgen zoals versleuteling tijdens transport en in opslag. Je kunt ons om meer informatie over deze waarborgen vragen.

• Accountgegevens en content: zolang je account bestaat. Als je je account verwijdert, verwijderen we je accountgegevens, formulieren en antwoorden direct uit onze live systemen; back-ups worden binnen 30 dagen overschreven.
• Formulierantwoorden: totdat de formuliereigenaar ze verwijdert, het formulier verwijdert, of een automatische bewaartermijn die diegene heeft ingesteld ze verwijdert.
• Facturatiegegevens: 7 jaar, zoals vereist door de Nederlandse belastingwetgeving.
• Betalingsgegevens van betalingen in formulieren: bewaard als financiële administratie zolang dat nodig is voor de boekhouding, geschillen en terugbetalingen, en maximaal 7 jaar.
• Auditlogboek: 12 maanden.
• Beveiligings- en rate-limitgegevens: van 24 uur tot enkele weken.
• Supportmails: tot 2 jaar na het einde van het contact.

Op grond van de AVG heb je het recht om:

• de persoonsgegevens die we over je hebben in te zien en er een kopie van te krijgen;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• je gegevens te laten verwijderen (je kunt je account zelf verwijderen in Instellingen);
• de verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang te laten beperken of er bezwaar tegen te maken;
• je gegevens te ontvangen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat (je kunt antwoorden altijd als CSV exporteren);
• je toestemming in te trekken als we op basis van toestemming verwerken, zonder dat dit gevolgen heeft voor eerdere verwerking.

Om deze rechten uit te oefenen, mail je naar support@shapeform.net vanaf het e-mailadres van je account. We reageren binnen een maand en kunnen je vragen je identiteit te bevestigen. Voor antwoorden die je in het formulier van iemand anders hebt gegeven, neem je contact op met de formuliereigenaar; verzoeken die wij ontvangen, sturen we door en we helpen de formuliereigenaar bij het beantwoorden ervan.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens; woon je elders in de EU, dan kun je ook contact opnemen met de toezichthouder in je eigen land. We stellen het op prijs als we je zorg eerst zelf mogen oplossen.

We houden dit minimaal en gebruiken zelf geen advertentiecookies. Lettertypen en stockfoto's in formulieren worden vanaf onze eigen servers geleverd, dus je browser maakt geen verbinding met Google Fonts of Unsplash wanneer je een formulier opent.

• sf_session: houdt je ingelogd (strikt noodzakelijk, 30 dagen).
• sf_done_<form>: onthoudt dat je een formulier dat één antwoord per persoon toestaat al hebt ingevuld (strikt noodzakelijk voor die functie, 1 jaar).
• sf_ref: als je via een link met een campagnetag op onze website komt (bijvoorbeeld vanuit een van onze e-mails), onthoudt deze cookie die tag 90 dagen, zodat we kunnen zien welke campagne tot een aanmelding heeft geleid. Wordt nooit op formulieren geplaatst.
• sf_nl_dismissed (lokale opslag): onthoudt dat je de suggestie om onze Nederlandse pagina's te bekijken hebt gesloten.
• sf_vid (lokale opslag): een willekeurige ID die alleen wordt gebruikt om unieke weergaven van een formulier voor de eigenaar te tellen, zonder je over verschillende websites te volgen. Sessieopslag wordt gebruikt om te voorkomen dat dezelfde weergave twee keer wordt geteld.
• sf_lang: onthoudt de taal die je hebt gekozen; wordt geplaatst als je de Nederlandse website bezoekt of van taal wisselt (functioneel, 1 jaar).
• Cloudflare Turnstile: als een formulier de botcontrole gebruikt, kan Cloudflare technische signalen verwerken om mensen van bots te onderscheiden.
• Tracking door formuliereigenaren: formulieren kunnen analyse- of advertentietags bevatten die door de formuliereigenaar zijn toegevoegd (zie “Met wie we gegevens delen”).

We beschermen gegevens met versleuteling tijdens transport (HTTPS) en in opslag, gehashte wachtwoorden, versleutelde opslag van integratietokens en geheimen, toegangscontrole, auditlogging, rate limiting en regelmatige updates. Geen enkel systeem is volledig veilig; als een inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) gevolgen voor je heeft, informeren we jou en de autoriteiten zoals de wet vereist.

Shapeform-accounts zijn bedoeld voor mensen van 16 jaar en ouder. Formuliereigenaren die antwoorden van kinderen verzamelen, zijn er zelf verantwoordelijk voor dat dit rechtmatig gebeurt, inclusief het verkrijgen van toestemming van de ouders waar dat vereist is.

We nemen geen besluiten over je die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor je hebben. Geautomatiseerde controles (bijvoorbeeld spamdetectie of het markeren van mogelijke phishingformulieren) kunnen een inzending blokkeren of een formulier vasthouden voor beoordeling; je kunt altijd contact met ons opnemen om een mens ernaar te laten kijken.

We kunnen deze privacyverklaring bijwerken, bijvoorbeeld wanneer we functies of aanbieders toevoegen. Bij wezenlijke wijzigingen laten we je dat minstens 14 dagen voordat ze ingaan per e-mail en in de app weten, en tonen we bovenaan deze pagina de datum waarop ze gaan gelden. Elke versie behoudt haar datum, zodat je kunt zien wat er is veranderd.

Vragen over privacy of deze verklaring: support@shapeform.net. Onze gegevens staan onderaan deze pagina.