Algemene voorwaarden

Deze algemene voorwaarden (“Voorwaarden”) vormen een overeenkomst tussen jou en ZekerCRM, handelend onder de naam Shapeform (KvK 42148584), een eenmanszaak gevestigd in Nederland (“Shapeform”, “wij”, “ons”). Ze zijn van toepassing op de website, apps, API's en koppelingen van Shapeform en alle bijbehorende diensten (de “Dienst”).

Door een account aan te maken, of door de Dienst te blijven gebruiken nadat je deze Voorwaarden hebt geaccepteerd, ga je akkoord met deze Voorwaarden en met onze Privacyverklaring. Gebruik je Shapeform namens een organisatie, dan bevestig je dat je bevoegd bent die organisatie te binden, en omvat “jij” ook die organisatie.

Mensen die alleen een met Shapeform gemaakt formulier invullen (“invullers”), hebben geen account nodig; de relatie tussen een invuller en een formuliereigenaar is een zaak tussen hen beiden, en in onze Privacyverklaring lees je hoe wij met hun antwoorden omgaan.

• Account: je geregistreerde Shapeform-account. Werkruimte: een ruimte voor formulieren die je met teamgenoten kunt delen.
• Jouw Content: alles wat jij of je teamgenoten in de Dienst plaatsen, zoals formulieren, tekst, afbeeldingen, bestanden, templates en instellingen.
• Antwoorden: de antwoorden, bestanden en metadata die via je formulieren worden ingediend.
• Consument: een natuurlijk persoon die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf.
• Betaald Abonnement: Pro, Team, Agency of Enterprise, zoals beschreven op onze prijzenpagina.

• Je moet minstens 16 jaar oud zijn en juiste gegevens verstrekken. Eén login mag niet door meerdere personen worden gedeeld; nodig in plaats daarvan teamgenoten uit.
• Je bent verantwoordelijk voor het geheimhouden van je wachtwoord en API-sleutels en voor alles wat er onder je account gebeurt. Laat het ons direct weten via support@shapeform.net als je vermoedt dat iemand zonder toestemming toegang heeft gekregen.
• Eigenaren van een werkruimte bepalen wie toegang heeft tot hun werkruimte en de formulieren en antwoorden daarin, en zijn verantwoordelijk voor de mensen die ze uitnodigen. Als je organisatie single sign-on gebruikt, regelt zij je toegang via haar identiteitsprovider.

Het Gratis abonnement kost niets. Betaalde Abonnementen worden per maand of per jaar vooruit gefactureerd via onze betaalprovider Stripe en worden aan het einde van elke periode automatisch verlengd totdat je opzegt. Prijzen staan op onze prijzenpagina en bij het afrekenen, inclusief of exclusief btw zoals daar vermeld.

• Opzeggen. Je kunt op elk moment opzeggen via Instellingen → Facturatie beheren. Je abonnement blijft actief tot het einde van de periode waarvoor je al hebt betaald en gaat daarna over naar Gratis. We betalen ongebruikte tijd niet terug, behalve als de wet dat vereist of als we anders aangeven.
• Upgraden. Als je overstapt naar een hoger abonnement, betaal je direct het naar rato berekende verschil voor de rest van de lopende periode.
• Mislukte betalingen. Als een betaling mislukt, vragen we je je kaartgegevens bij te werken. Blijft de betaling uit, dan kunnen we je account naar Gratis omzetten; je formulieren en antwoorden blijven bewaard, maar betaalde functies worden uitgeschakeld.
• Prijswijzigingen. We kunnen prijzen voor toekomstige periodes wijzigen. We laten je dat minstens 14 dagen voordat een nieuwe prijs op je abonnement van toepassing wordt weten; je kunt vóór dat moment opzeggen.
• Downgraden. Als je abonnement afloopt of wordt verlaagd, worden de functies van het hogere abonnement uitgeschakeld. Door een downgrade wordt niets verwijderd.

Herroepingsrecht voor consumenten. Ben je een consument in de EU, dan kun je een Betaald Abonnement binnen 14 dagen na aankoop zonder opgave van redenen herroepen door te mailen naar support@shapeform.net. Omdat de Dienst direct begint, verzoek je ons bij het afsluiten van het abonnement om meteen te starten; als je herroept, betalen we het betaalde bedrag terug, verminderd met een evenredig bedrag voor de periode die je al hebt gebruikt.

• Je kunt betalingen in formulieren ontvangen door je eigen Stripe-account te koppelen. Betalingen gaan rechtstreeks naar je Stripe-account; jij bent de verkoper en bent tegenover je klanten verantwoordelijk voor je producten of diensten, prijzen, belastingen, terugbetalingen, chargebacks en betaalbewijzen. Op je Stripe-account zijn de eigen voorwaarden van Stripe van toepassing.
• Op het Gratis abonnement rekenen we een platformvergoeding van 3% van elke betaling, die Stripe automatisch inhoudt. Op Betaalde Abonnementen is de platformvergoeding 0%. De transactiekosten van Stripe gelden op elk abonnement. Platformvergoedingen worden niet terugbetaald als jij een klant terugbetaalt, tenzij Stripe ze aan ons teruggeeft.
• Je mag betalingen niet gebruiken voor iets wat illegaal of misleidend is, of wat verboden is volgens de lijst van beperkte bedrijfsactiviteiten (restricted businesses) van Stripe.

Je gaat ermee akkoord de Dienst niet te gebruiken om:

• wachtwoorden, eenmalige codes, herstelzinnen, volledige kaartnummers of andere inloggegevens te verzamelen, of je voor te doen als een andere persoon, een ander bedrijf of een andere dienst (phishing);
• illegale content te publiceren, of content die frauduleus, haatdragend, intimiderend of bedreigend is, minderjarigen seksueel uitbuit, of inbreuk maakt op de rechten van anderen;
• spam of ongevraagde berichten te versturen, ook niet via bevestigingsmails of koppelingen;
• malware te verspreiden, of te proberen de Dienst te kraken, te overbelasten of te scrapen, of zonder toestemming toegang te krijgen tot de Dienst of tot gegevens van anderen;
• bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens) of gegevens over kinderen te verzamelen, tenzij je daarvoor een geldige rechtsgrond hebt en passende waarborgen treft;
• abonnementslimieten, rate limits of beveiligingsmaatregelen te omzeilen, of de Dienst door te verkopen, behalve voor zover dat op het Agency- en Enterprise-abonnement is toegestaan.

We kunnen formulieren, templates en meldingen controleren op misbruik, ook met geautomatiseerde hulpmiddelen, en content verwijderen of formulieren opschorten die deze regels overtreden. Invullers kunnen formulieren op elk moment bij ons melden.

• Je behoudt alle rechten op Jouw Content en Antwoorden. Wij claimen geen eigendom.
• Je geeft ons een wereldwijde, niet-exclusieve licentie om Jouw Content en Antwoorden te hosten, op te slaan, te kopiëren, weer te geven en te verzenden, uitsluitend voor zover nodig om de Dienst voor jou te leveren en te verbeteren, en zoals jij ons opdraagt (bijvoorbeeld wanneer je een formulier deelt, een template publiceert of een koppeling maakt).
• Als je een template in de communitygalerij publiceert, sta je andere gebruikers toe het te kopiëren en aan te passen. Je kunt het op elk moment depubliceren; kopieën die al zijn gemaakt, blijven bestaan.
• Je bevestigt dat je de rechten en toestemmingen hebt die nodig zijn voor alles wat je uploadt of verzamelt.
• Je kunt Antwoorden als CSV exporteren en formulieren, antwoorden en je account op elk moment verwijderen.

• Jij bent de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die je via je formulieren verzamelt. Vertel invullers wie je bent, waarom je hun gegevens verzamelt en hoe lang je ze bewaart, en zorg voor een geldige rechtsgrond onder de AVG of andere toepasselijke wetgeving.
• Als je analyse- of advertentietags toevoegt (Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel) of functies inschakelt die cookies gebruiken, ben jij verantwoordelijk voor het verkrijgen van eventueel vereiste toestemming van invullers.
• Stuur bevestigingsmails alleen naar mensen die je formulier hebben ingediend, met inhoud die betrekking heeft op hun inzending.
• Op het Agency- en Enterprise-abonnement mag je formulieren en dashboards onder je eigen merk aan je eigen klanten aanbieden. Je bent verantwoordelijk voor het gebruik dat je klanten van de Dienst maken en voor je afspraken met hen, en je moet ervoor zorgen dat zij deze Voorwaarden accepteren wanneer ze een Shapeform-account aanmaken.

Met de Dienst kun je diensten van derden koppelen, zoals Google, Slack, Notion, Airtable, Discord, Stripe, Zapier, Make en je eigen webhooks. Als je dat doet, geef je ons de opdracht gegevens naar die diensten te sturen. Hun eigen voorwaarden en privacybeleid zijn van toepassing, en wij zijn niet verantwoordelijk voor hoe zij met gegevens omgaan of voor hun beschikbaarheid. Je kunt ze op elk moment ontkoppelen.

Sommige functies maken gebruik van kunstmatige intelligentie, zoals het genereren van formulieren op basis van een beschrijving. AI-uitvoer kan onjuist of onvolledig zijn; controleer die voordat je publiceert. Zet geen persoonsgegevens in AI-prompts. We gebruiken je formulieren of antwoorden niet om AI-modellen te trainen.

Dit artikel is onze verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 AVG. Het is van toepassing wanneer wij namens jou persoonsgegevens verwerken in Antwoorden (en andere persoonsgegevens in Jouw Content). Jij bent de verwerkingsverantwoordelijke en wij zijn de verwerker.

• Onderwerp en duur. Het hosten van formulieren en het verzamelen, opslaan, weergeven, exporteren en doorsturen van Antwoorden, zolang je de Dienst gebruikt en totdat de gegevens zijn verwijderd.
• Gegevens en betrokkenen. Alles wat je in je formulieren verzamelt over je invullers (bijvoorbeeld namen, contactgegevens, antwoorden, bestanden en betaalstatus), en persoonsgegevens over je teamgenoten en klanten.
• Instructies. We verwerken de gegevens uitsluitend op basis van je schriftelijke instructies, namelijk deze Voorwaarden en de instellingen en handelingen die je in de Dienst verricht, tenzij de wet anders vereist; we laten het je weten als we van mening zijn dat een instructie in strijd is met de wet.
• Vertrouwelijkheid. Iedereen die aan onze kant toegang heeft tot de gegevens, is tot geheimhouding verplicht.
• Beveiliging. We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, zoals beschreven in onze Privacyverklaring.
• Subverwerkers. Je geeft toestemming voor de subverwerkers die in onze Privacyverklaring worden genoemd. We leggen hun gelijkwaardige verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming op en blijven voor hen verantwoordelijk. Nieuwe subverwerkers kondigen we minstens 14 dagen van tevoren aan door de Privacyverklaring bij te werken en je daarover te informeren; je kunt bezwaar maken, en als we dat niet kunnen oplossen, kun je de overeenkomst vóór de wijziging beëindigen.
• Bijstand. We helpen je bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen en bij beveiliging, het melden van datalekken, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA's) en voorafgaande raadpleging, rekening houdend met de aard van de verwerking.
• Datalekken. We informeren je zonder onredelijke vertraging, en waar mogelijk binnen 48 uur, nadat we kennis hebben genomen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die jouw gegevens betreft.
• Verwijdering. Als je Antwoorden, formulieren of je account verwijdert, verwijderen we de gegevens uit onze live systemen; back-ups worden binnen 30 dagen overschreven. Je kunt je gegevens exporteren voordat je ze verwijdert.
• Doorgifte. Doorgifte buiten de EER vindt alleen plaats met passende waarborgen, zoals modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) of een adequaatheidsbesluit.
• Audits. We stellen de informatie beschikbaar die nodig is om naleving aan te tonen en staan redelijke audits toe, op jouw kosten en na een redelijke aankondiging, beperkt tot eenmaal per jaar tenzij een toezichthouder anders vereist.

We doen ons best om Shapeform snel en beschikbaar te houden, maar we garanderen geen ononderbroken dienstverlening, tenzij dat in een aparte schriftelijke overeenkomst is afgesproken (bijvoorbeeld bij Enterprise). We kunnen functies wijzigen, toevoegen of verwijderen. Als we een wezenlijke betaalde functie verwijderen tijdens een periode waarvoor je al hebt betaald, kun je opzeggen en krijg je het resterende deel van die periode naar rato terugbetaald.

• Je kunt op elk moment stoppen met het gebruik van de Dienst en je account verwijderen in Instellingen.
• We kunnen formulieren of accounts opschorten, of deze overeenkomst beëindigen, als je deze Voorwaarden ernstig of herhaaldelijk overtreedt, niet betaalt, de Dienst of anderen in gevaar brengt, of als de wet dat vereist. Waar redelijk waarschuwen we je eerst en geven we je de kans het probleem op te lossen en je gegevens te exporteren.
• We kunnen de overeenkomst ook zonder opgave van redenen beëindigen met een opzegtermijn van minstens 30 dagen, waarbij we vooruitbetaalde bedragen voor de resterende periode terugbetalen.
• Bepalingen die naar hun aard bedoeld zijn om voort te duren (zoals aansprakelijkheid, rechten op content en toepasselijk recht), blijven na beëindiging van kracht.

De Dienst wordt geleverd “zoals hij is” en “zoals beschikbaar”. Voor zover de wet dat toestaat, zijn wij niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, gederfde winst, gederfde omzet, verlies van gegevens of reputatieschade.

Onze totale aansprakelijkheid die voortvloeit uit of verband houdt met deze Voorwaarden is in elke periode van 12 maanden beperkt tot het bedrag dat je ons hebt betaald in de 12 maanden vóór de gebeurtenis die tot de vordering heeft geleid, of €100 als dat hoger is.

Deze beperkingen gelden niet voor schade die is veroorzaakt door opzet of bewuste roekeloosheid aan onze kant, voor overlijden of lichamelijk letsel, of voor aansprakelijkheid die op grond van toepasselijk recht niet kan worden beperkt. Ben je een Consument, dan beperkt niets in deze Voorwaarden de rechten die je hebt onder dwingend consumentenrecht.

Gebruik je Shapeform zakelijk, dan vrijwaar je ons voor aanspraken van derden die voortvloeien uit Jouw Content, je formulieren, je gebruik van betalingen, of je schending van deze Voorwaarden of van wetgeving op het gebied van gegevensbescherming, behalve voor zover die door ons zijn veroorzaakt.

De Dienst, inclusief de software, het ontwerp, de templates die wij aanbieden en de naam en het logo van Shapeform, is eigendom van ons of onze licentiegevers. We geven je een persoonlijk, niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om de Dienst onder deze Voorwaarden te gebruiken. Als je ons feedback of suggesties stuurt, mogen we die vrij gebruiken zonder enige verplichting jegens jou.

We kunnen deze Voorwaarden en onze Privacyverklaring wijzigen, bijvoorbeeld vanwege nieuwe functies, wettelijke vereisten of de manier waarop we de Dienst leveren. We kondigen wijzigingen minstens 14 dagen voordat ze ingaan aan, per e-mail naar het adres van je account en met een melding in de app, en vermelden de ingangsdatum bovenaan het document.

Ben je het niet eens met een wijziging, dan kun je stoppen met het gebruik van de Dienst en opzeggen voordat de wijziging ingaat; vooruitbetaalde bedragen voor de resterende periode worden terugbetaald als de wijziging je rechten wezenlijk beperkt. Zodra een wijziging is ingegaan, vragen we je de nieuwe versie te accepteren voordat je de Dienst blijft gebruiken.

Wijzigingen die de wet vereist, of wijzigingen die alleen in jouw voordeel zijn, kunnen eerder ingaan.

Op deze Voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag (het VN-verdrag inzake internationale koopovereenkomsten betreffende roerende zaken) is niet van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland in het arrondissement waar wij zijn gevestigd.

Ben je een Consument, dan behoud je de bescherming van de dwingende regels van het land waar je woont, en kun je een vordering ook voorleggen aan de bevoegde rechter van je woonplaats. Neem eerst contact met ons op via support@shapeform.net, zodat we samen kunnen proberen het probleem op te lossen.

• Deze Voorwaarden, de Privacyverklaring en een eventueel bestelformulier of aparte overeenkomst die we met je ondertekenen (bijvoorbeeld voor Enterprise), vormen de volledige overeenkomst tussen ons. Bij strijdigheid gaat de aparte ondertekende overeenkomst voor.
• Als een deel van deze Voorwaarden ongeldig is, blijft de rest van kracht en wordt het ongeldige deel vervangen door een geldige bepaling die de bedoeling ervan zo dicht mogelijk benadert.
• Je mag je rechten onder deze Voorwaarden niet zonder onze toestemming overdragen. Wij mogen ze overdragen aan een opvolger van onze onderneming en laten het je weten als we dat doen.
• We communiceren met je per e-mail en in de app. Kennisgevingen aan ons stuur je naar support@shapeform.net.
• Deze Voorwaarden zijn opgesteld in het Engels; een vertaling dient alleen voor het gemak.